Nadie eligió esa casilla
He perdido la cuenta de las hojas de alta que he visto en estos años, y casi todas se parecen.
En la hoja de matrícula de una academia pequeña caben el nombre del alumno, el de la madre, el del padre, dos DNI, un teléfono fijo, dos móviles, un correo, la dirección postal, la profesión de los progenitores y la fecha de nacimiento completa. Cuando pregunto para qué sirve cada cosa, casi siempre me contestan lo mismo. El formulario ya venía así.
Y es lo normal. Los datos que guarda un negocio pequeño no los eligió nadie. Vienen de una plantilla heredada del gestor anterior, de un programa de gestión que trae esas casillas de serie, de una web que se montó copiando otra web. Nadie se sentó a decidirlo. Se fue quedando.
El problema es que cada casilla de más, aunque no la mires nunca, es una responsabilidad de más.
La privacidad no es solo asunto tuyo
Solemos pensar en la privacidad como una cortina, algo individual que cada uno decide si corre o no. De ahí sale ese argumento que suena tan razonable, el de «yo no tengo nada que esconder».
Carissa Véliz lo desmonta muy bien en Privacidad es poder, un libro que recomiendo siempre que puedo. Lo que viene a decir es que la privacidad se parece mucho más a la salud pública que a una cortina. Es colectiva. Cuando una persona entrega sus datos, entrega de paso información sobre toda la gente que se le parece. Un test genético cuenta cosas de hermanos que no se hicieron ninguno. Una agenda de contactos subida a una aplicación expone a decenas de personas que jamás la instalaron. Los datos de los clientes de una tienda sirven para predecir el comportamiento del cliente que todavía no ha entrado.
La privacidad no se pierde de uno en uno. Se pierde a trozos, y los trozos son de todos.
Y aquí es donde entra tu negocio
Si la privacidad es colectiva, entonces no se defiende solo desde arriba, a base de reglamentos europeos y multas a las grandes tecnológicas. También se defiende en la ferretería del barrio, en la clínica dental y en esa academia de la hoja de matrícula.
Un negocio con trescientos clientes decide cada semana cuántos datos entran en circulación. Y no lo decide una vez, lo decide cada vez que imprime una hoja de alta, abre un grupo de WhatsApp, contrata una herramienta nueva o exporta una lista a una hoja de cálculo. Son decisiones pequeñas que nadie vive como decisiones.
Aquí está lo interesante, y es lo que más me gusta de este oficio. De todo lo que se puede hacer por la privacidad, esta es la palanca más barata que existe. No pedir un dato no cuesta dinero, no necesita un programa, no depende de que se apruebe ninguna norma ni de que ninguna gran empresa cambie de política. Solo hace falta darse cuenta.
El granito de arena existe, y en tu caso no es una metáfora. Es una casilla.
El inventario de lo que no pides
Es un ejercicio de veinte minutos y se hace con un boli.
Primero, reúne todo lo que recoge datos en tu negocio. La hoja de alta, el formulario de la web, el programa de gestión, el cuaderno del mostrador, la carpeta de currículums, el grupo donde se apunta la gente.
Después, haz una lista con cada dato que pides. Todos, incluidos los que llevan ahí desde siempre y ya ni ves.
Al lado de cada uno, escribe en una sola frase para qué lo usas. La frase tiene que ser concreta. «Para avisarle si se suspende la clase» vale. «Por si acaso» no vale. «Porque siempre ha estado ahí» tampoco.
Lo que no sobreviva a la frase, fuera. Y con lo que sí sobreviva, hazte una segunda pregunta que suele doler un poco más, cuánto tiempo necesitas guardarlo de verdad.
En esa criba suele caer más de lo que imaginas. El DNI cuando bastaba con el nombre. La fecha de nacimiento completa cuando lo único que necesitabas saber era si la persona es mayor de edad. El fijo y el móvil cuando solo llamas a uno. La dirección postal de clientes a los que nunca has enviado nada por correo. La profesión. El estado civil.
Un aviso para que no te pases de frenada. Hay datos que parecen prescindibles y no lo son, porque otra norma te obliga a conservarlos durante años. Y hay otros que sí necesitas, pero no en los cinco sitios distintos donde los tienes copiados. Esa parte mejor la miramos juntos.
Lo que no tienes no te lo pueden robar
Todo esto parece un ejercicio de cumplimiento, de esos que se hacen porque toca. En realidad es seguridad pura.
El día que alguien entra en tu correo, se pierde un portátil o se cuelan en el programa que usas, la pregunta que importa no es qué medidas tenías. Es qué había dentro. Y lo único que no puede aparecer en esa lista es lo que nunca pediste.
Menos datos significa menos personas afectadas, menos explicaciones que dar, menos obligaciones que atender con prisa y mal cuerpo, y menos daño real a gente que confió en ti. Es la única medida de seguridad que funciona el cien por cien de las veces, porque protege algo que no existe.
Y tiene un efecto secundario que no está nada mal. Un negocio que pide poco transmite algo que hoy transmite muy poca gente, que sabe exactamente qué hace con lo que le das.
Por dónde seguir
Si mientras leías esto has ido a mirar tu hoja de alta o el formulario de tu web, ya has hecho la mitad del trabajo.
La otra mitad, que es saber qué puedes quitar sin quedarte corto y qué tienes que conservar aunque no te apetezca, la hago yo. En el diagnóstico gratuito una de las primeras cosas que miro es justo esa, qué datos pides, para qué te sirven y cuáles te sobran. Sin compromiso y sin letra pequeña.